#2 악마의 디테일, 엑셀 파일 이름 짓기, 그리고 저장 전에 할 일

오래 일을 하진 않았지만, 1년 넘게 일을 하며 한가지 배운 것이 있다면,

업무는 항상 상대방의 입장에서 해야한다는 것이다.

메일을 한 줄을 쓰더라도, 전화 상으로 한 마디를 하더라도

내 입장이 아닌 상대방의 입장에서, 대충 읽어도 이해할 수 있게 세심한 고려 끝에 전달해야한다.

그래서 이번 포스팅에서는 상대방을 고려한 2가지 디테일을 살펴보기로 한다.

첫째, 바로 파일명이다.

고객사, 혹은 다른 업체에 파일을 전달해줄 때 가장 Best Case는 그 파일명을 보고도 파일에 대한 핵심 정보를 파악할 수 있는 이름이다.

예를 들어서, 고객사에 보내는 2월 계약건 Proforma Invoice이고 중량은 100톤이라고 하자.

그냥 'Proforma Invoice .Xlsx'로 보내도 큰 문제는 없다.

하지만 '2월_Proforma Invoice_100MT'이라고 보낸다면 받는 사람 입장에서 파일명만 보고도 훨씬 더 손쉽게 파일의 정체를 파악할 수 있다.

업체 명까지 파일에 적어준다면 더욱 명확할 것이다.

별거 아닐 수도 있다고 생각하겠지만, 프로와 아마추어를 나누는 기준은 큰 것에 있지 않다. 결국 '디테일'이다.

'엑셀에 적용할 수 있는 악마의 디테일을 익혀보자'

두 번째, 저장 전 첫번째 셀을 클릭하고 저장하는 것이다.

때로 취합 업무를 하다보면, 파일을 열었을 때 넓은 엑셀 파일 시트의 어딘가를 보여주는 파일들이 있다.

이는 바로 엑셀 작업자가 마지막에 저장시에 작업중인 상태로 저장버튼을 누르고 나에게 전송했기 때문이다.

이 파일을 받은 사람은 다시 첫번째 셀을 확인하기 위해, 수고롭게 Ctrl + Home을 눌러야만 한다.

'파일을 켰을 때, 이렇게 중간 부분이 바로 뜬다면?'

짜증난다.

아니, '그 정도도 못하면서 어떻게 일을 하나'하는 생각이 들 수도 있겠지만, 다시 한번 말한다.

프로와 아마추어의 차이는 종이 한장 차이다. 그 작은 차이가 프로와 아마추어를 결정짓는다.

그러므로, 파일 저장 전에 반드시 첫번째, 혹은 보는 이로 하여금 가장 먼저 보여주고 싶은 부분을 클릭하고 저장버튼을 누르자.

'파일을 열었을 때 깔끔한 느낌을 준다'

미세한 차이지만 진정한 프로는 당신의 세심한 배려를 알아볼 것이다.

-끝-